Overstapservice

Project ELD, het gezamenlijke initiatief van PO-Raad en VO-raad, heeft sinds kort de toevoeging ‘OSO’ - Overstapservice Onderwijs. De Overstapservice Onderwijs wil in de komende twee jaar bij alle PO- en VO-scholen het overstapdossier implementeren. Doelen zijn: betere plaatsing van leerlingen, administratieve lastenverlichting en betere communicatie tussen scholen.

Voor de doorlopende leerlijnen in het onderwijs is een optimale uitwisseling van leergegevens tussen scholen essentieel. Digitalisering en standaardisering van de overdracht tussen primair en voortgezet onderwijs verbetert dat proces.

Wijziging
Er wordt niet langer gewerkt aan een elektronisch dossier in een centrale database waar bevoegde professionals kunnen inloggen, maar aan een overstapdossier dat via een landelijk schakelpunt tussen scholen wordt uitgewisseld. Het overstapdossier bevat de essentiële informatie die scholen nodig hebben op overstapmomenten van leerlingen. Het draagt bij aan de begeleiding van leerlingen bij de overstap van de ene school naar de andere.

Landelijke standaard
Welke leer- en begeleidingsgegevens worden overgedragen, is in het overstapdossier gestandaardiseerd. De keuze is gemaakt in overleg met en op basis van voorstellen van scholen. Vanaf 2013 wordt deze gegevensset jaarlijks geactualiseerd. Eeen landelijk uniforme gegevensoverdracht zorgt voor

1. Onderbouwing van een plaatsingsbesluit.
2. Het voorkomen dat scholen op grond van hetzelfde dossier onderling verschillende beslissingen nemen en ouders gaan shoppen.
3. Betere aansluiting van de verschillende leerlingvolgsystemen waarmee scholen werken. Dat voorkomt het verloren gaan van gegevens bij overdracht.

Software
Essentieel is dat de digitale leergegevens efficiënt en veilig worden uitgewisseld. Software speelt daarbij een grote rol. Het project heeft een samenwerkingsovereenkomst met tien leveranciers van leerlingadministratiesystemen. Samen bedienen zij 97 procent van de Nederlandse scholen voor basis- en voortgezet onderwijs.

De leveranciers en het project maken het overstapdossier technisch mogelijk. De leveranciers passen hun software aan aan het overstapdossier en de standaard gegevensset. Ook faciliteren zij de uitwisselbaarheid van dossiers, zelfs als betrokken scholen met verschillende softwarepakketten werken.

Wetsvoorstel in behandeling
De leergegevens in het overstapdossier worden bij de uitwisseling gekoppeld aan het persoonsgebonden nummer (PGN) van leerlingen. Op dit moment staat de wet dat nog niet toe. Wel heeft de Tweede Kamer eind 2010 een wetsvoorstel aangenomen dat het gebruik van het PGN toestaat voor de uitwisseling van gegevens van en over leerlingen. Maar de Eerste Kamer toont zich vooralsnog kritisch, onder meer door associaties met perikelen rond de centrale, digitale opslag van medische gegevens in het elektronisch patiëntendossier.

In de gewijzigde aanpak komt het project tegemoet aan de angst dat privacygevoelige gegevens bij andere partijen terecht zouden kunnen komen als de onderwijsgeschiedenis van leerlingen centraal wordt verzameld. Scholen blijven zelf verantwoordelijk voor de informatieuitwisseling. Overstapdossiers worden rechtstreeks tussen scholen uitgewisseld op basis van landelijk vastgestelde procedures. De nieuwe centrale voorziening, het ‘Traffic Center’, kent geen landelijke database kennen. Het wordt een schakelpunt dat alleen beschikt over de data die technisch noodzakelijk zijn voor de autorisatie, begeleiding en beveiliging van de gegevensoverdracht.

Beveiliging
Natuurlijk moeten de privégegevens in overstapdossiers veilig worden geëxporteerd. Daarom informeert het project scholen over de benodigde beveiliging van hun netwerk en administratiesysteem. Bij de implementatie van het overstapdossier kunnen scholen een checklist gebruiken. Als ze die checklist op orde hebben, dan is ook de veiligheid op orde.

Ondersteuning
Met technische vragen over het proces en functioneren van het overstapdossier kunnen scholen straks terecht bij een ELD/OSO-helpdesk en op www.eld.nl. Hier vinden scholen onder meer ondersteuning in de vorm van webcasts. Via live-videoverbindingen en chats kunnen scholen rechtstreeks vragen stellen aan ELD-medewerkers. Tegelijkertijd informeert het project hen over de inrichting en werking van het overstapdossier. De leveranciers van softwaresystemen ondersteunen scholen bij de uitvoering.

Kenmerken van de Overstapservice

• Schakel in de doorlopende leerlijn – De Overstapservice maakt de overstap naar een andere school of onderwijssoort soepeler en efficiënter. Het dossier is niet cumulatief, het bevat uitsluitend de regionaal of tussen scholen overeengekomen informatie op het moment van de overstap.

• Transparant en veilig – Schakelpunt voor de veilige uitwisseling van overstapdossiers is het Traffic Center van ELD/Overstapservice Onderwijs. Iedere school (BRIN) kan via de website www.eld.nl zelf bij het Traffic Center inloggen en een cliëntcertificaat en wachtwoord aanvragen. Daarmee kan de school vervolgens veilig gegevens uitwisselen.

• Inzage ouders/oudere leerling – Onderdeel van de procedure is dat de ‘oude’ school ouders of oudere leerlingen inzage biedt in het overstapdossier, voordat dit wordt uitgewisseld met de ‘nieuwe’ school. Ouders kunnen desgewenst informatie meegeven die met het overstapdossier naar de nieuwe school gaat.

Meer informatie
www.eld.nl