Vragen en antwoorden over toepassing Code Goed Onderwijsbestuur
15 juli 2019
De geactualiseerde Code Goed Onderwijsbestuur VO is gebaseerd op vier principes: verantwoordelijkheid, professionaliteit, integriteit en openheid. Deze principes vormen de basis voor de wijze waarop bestuur en intern toezicht belangen afwegen en hun koers bepalen. De code is bedoeld om verdere bewustwording van de genoemde principes, kritische reflectie op de toepassing hiervan en het waardengedreven handelen van bestuur én intern toezicht te stimuleren. Met de keuze voor een principle-based code wordt een groot beroep gedaan op de verantwoordelijk van schoolbesturen en intern toezichthouders, en wil de sector van de code een inspirerend document maken dat aanzet tot gesprek.
In de code staan ook 20 good practices, voor toepassing binnen de eigen onderwijsorganisatie en zijn regionale context. De code kent daarnaast vier ‘pas toe-bepalingen’, die gelden als lidmaatschapseis en waaraan vanzelfsprekend moet worden voldaan.
De code bevat zo basisvoorwaarden voor goed bestuur en intern toezicht en is voor het overige en belangrijkste deel een ondersteunend, richtinggevend en ter inspiratie bedoeld instrument om de governance van onderwijsorganisaties te helpen vormgeven en de maatschappelijke opgave van het onderwijs te realiseren.
Voor specifieke vragen of advies kunt u contact opnemen met het de juridische helpdesk via juridischehelpdesk@vo-raad.nl.
Tip voor het snel doorzoeken van de vragen: Toets Control+F of Cmnd+F en voer een zoekwoord in.
Zijn er formats beschikbaar voor de klachtenregeling, klokkenluidersregeling en integriteitscode (pas toe-bepaling 1)?
- Er is een uniforme modelklachtenregeling beschikbaar voor po en vo. Schoolbesturen hebben de mogelijkheid om zich aan te sluiten bij een landelijke klachtencommissie.
- Er is een modelklokkenluidersregeling van de VO-raad waarmee tevens wordt voldaan aan de Europese richtlijn die met ingang van 17 december 2021 geldt voor het onderwijs. De artikelen 4 tot en met 10 uit de klokkenluidersregeling zijn niet optioneel en kunnen niet gewijzigd worden in het geval het bevoegd gezag gebruik wil maken van de 'Commissie melden van een misstand en inbreuk op het Unierecht'.
- Er is een model-integriteitscode van de VO raad.
Mag een zittend lid van het intern toezichtsorgaan (die dan vervolgens aftreedt) van een onderwijsorganisatie zich opwerpen middels een sollicitatie voor een managementfunctie in diezelfde organisatie?
In de Code is opgenomen dat belangenverstrengeling moet worden voorkomen. Belangrijk dat is bestuur en intern toezicht hierover spreken en afspraken maken over wat zij daaronder verstaan. Dit geldt logischerwijs ook voor managementfuncties. De mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling wil je voorkomen.
Zijn er voorbeelden van beoordelingsformulieren en beoordelingscriteria voor beoordeling en remuneratie van een rector/bestuurder in het VO (HAVO + VWO)?
De VO-raad heeft een Handreiking voor benoeming en evaluatie van bestuurders ontwikkeld. Ook heeft de VTOI-NVTK, de vereniging voor toezichthouders in het onderwijs, voorbeelden van criteria voor beoordeling en remuneratie. Zie ook de contactgegevens van de VTOI-NVTK.
Klopt het dat klachtenregeling met het CAOP niet meer bestaat? Welke organisatie neemt deze verantwoordelijkheid/taken over?
De regeling met het CAOP is inderdaad afgeschaft, deze regeling kostte erg veel geld en er werd geen gebruik van gemaakt. Meldingen door leden van de VO-raad over de naleving van de pas-toe bepalingen kunnen gedaan worden bij de governancecommissie. Andere belanghebbenden kunnen terecht bij de landelijke klachtencommissie onderwijs.
Wat wordt er verstaan onder intern toezichthouders?
Hiermee wordt bedoeld leden van het intern toezichtsorgaan. Het intern toezichtsorgaan houdt toezicht op de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden door het bestuur en staat het bestuur met raad terzijde (WVO 2020, artikel 3.3. lid 1).
Mag het bestuur twee directeuren aanwijzen?
In principe zegt artikel 7.2. lid 2 van de WVO 2020 dat er aan het hoofd van een school een directeur wordt benoemd. Een uitzondering hierop is van toepassing als er een centrale directie in het leven wordt geroepen (WVO artikel 7.4. WVO 2020). Dan kunnen er bijvoorbeeld twee leden van een centrale directie benoemd worden met een eigen beleidsportefeuille.
Mag een bestuurslid docent-taken uitvoeren?
Door een constructie van een functionaris die een bestuurlijke functie uitoefent in combinatie met een uitvoerende lesgevende taak kan een situatie van belangenverstrengeling ontstaan. Echter, als er goede afspraken over worden gemaakt binnen de organisatie kan het meerwaarde hebben als een bestuurder ook voor de klas staat.
Klopt de aanname dat een externe accountant pas na feitelijke vestiging / opening van de schooldeuren ingeschakeld hoeft te worden?
Dat klopt. De jaarrekening wordt achteraf opgesteld en vastgesteld.
Wat wordt er verstaan onder een bestuursreglement? (Pas-toe bepaling 1)
Het bestuursreglement regelt de werkwijze en de besluitvorming van het college van bestuur alsmede de eventuele onderlinge verdeling van taken.
Waar moet de evaluatie van het eigen functioneren van het bestuur door het intern toezicht over gaan? (pas toe-bepaling 2)
De evaluatie gaat niet alleen over doelstellingen, maar bijvoorbeeld ook over het proces of over professionalisering. Het kan zijn dat een bestuurder zijn doelstellingen niet behaalt, maar wel goed functioneert, en andersom, bijvoorbeeld door externe omstandigheden, die niet te beïnvloeden zijn of waar niet tijdig op geanticipeerd kan worden. In het jaarverslag kan verslag worden uitgebracht over het proces van de evaluatie, waarbij niet op persoonlijke zaken in hoeft worden gegaan.
Hoe wordt belangenverstrengeling gedefinieerd?
Situatie waarin een persoon tegelijkertijd meerdere belangen dient of kan dienen, die niet met elkaar verenigbaar zijn; bezitten van verschillende belangen die niet met goed fatsoen door eenzelfde persoon gediend kunnen worden. De belangenverstrengeling tast de onafhankelijkheid aan. Belangenverstrengeling of belangenvermenging duidt op een situatie waarbij iemand meerdere belangen dient, die een zodanige invloed op elkaar kunnen uitoefenen dat de integriteit ten aanzien van het ene of het andere belang in het geding komt. Belangenverstrengeling, bijvoorbeeld door financiële of persoonlijke relaties, kan de gewenste onafhankelijkheid in gevaar brengen en kan ervoor zorgen dat de persoon in kwestie mede tot partij wordt. Zelfs als er geen bewijs is van daadwerkelijke beïnvloeding van het ene belang door het ander kan er wel belangenverstrengeling bestaan. Belangenverstrengeling kan de geloofwaardigheid van een beroep en beroepsgroep aantasten. Om deze redenen worden in veel beroepen eisen gesteld aan de beroepsbeoefenaars waarbij ze bijvoorbeeld worden verplicht nevenfuncties te registreren.
Wat wordt bedoeld met het intern toezicht bij het one-tier-model; het bestuur of een afvaardiging daarvan excl. de rector/ bestuurder?
Met het intern toezicht in een one-tier-model, worden de leden van het bestuur bedoeld die belast zijn met de toezichthoudende taken. De schoolleider, rector of directeur is vaak de uitvoerend bestuurder, en maakt daarmee geen onderdeel uit van het intern toezicht.
Welke criteria kunnen als basis dienen om te beoordelen of een nevenfunctie voor een bestuurder of intern toezichthouder passend is?
De VO-raad heeft een voorbeeldreglement van nevenfuncties beschikbaar. Het staat een VO-instelling uiteraard vrij om zelf een reglement op te stellen, de volgende onderwerpen waar kunnen betrokken worden bij het opstellen van deze criteria:
- Integriteit : Integriteit staat voorop. Voorschriften inzake tegenstrijdige belangen zijn bedoeld om er voor te zorgen dat de persoon in kwestie zich laat leiden door het belang van de instelling ipv het persoonlijke belang.
- Netwerk: Het bovengenoemde ‘persoonlijke belang’ is beperkt, directe of indirecte zakenrelatie of aandeelhoudersrelatie leidt niet automatisch tot een persoonlijk tegenstrijdig belang. Deze relaties kunnen ook een positief effect hebben vanwege het beschikbare netwerk.
- Transparantie
- Schijn vermijden
- Onderscheid maken tussen persoonlijke en zakelijke relaties.
Wat wordt er bedoeld met nevenfuncties? Moeten zowel bezoldigde als onbezoldigde nevenfuncties worden genoemd in het jaarverslag en wat te doen met functies die te maken hebben met hun eigen werk?
Het gaat zowel om bezoldigde als onbezoldigde functies. Voor toezichthouders ligt het natuurlijk anders dan voor bestuurders, omdat toezichthouder zelf een nevenfunctie is. Het gaat er om dat je transparant bent over mogelijke belangenverstrengeling, dus dat je laat zien wat je verschillende werkzaamheden zijn, daar wil je zo volledig mogelijk in zijn.
Op welke wijze moet de scheiding tussen bestuur en intern toezicht worden vormgegeven?
De invulling van de wettelijke opdracht de functies van bestuur en intern toezicht te scheiden is een vrije keuze voor het betrokken bevoegd gezag. De wet schrijft voor dat bestuur en intern toezicht functioneel danwel organiek gescheiden moeten zijn en dat het intern toezicht onafhankelijk van het bestuur moet kunnen functioneren. Zowel binnen een vereniging als binnen een stichting is het mogelijk om bestuur en intern toezicht van elkaar te scheiden.
Per wanneer moet het jaarverslag online staan?
Het jaarverslag dient jaarlijks voor 1 juli aan DUO gezonden te zijn en kan zo snel mogelijk daarna gepubliceerd worden op de website van de onderwijsorganisatie.
Hoe zit het met de termen jaarverslag en bestuursverslag?
In juni 2015 heeft de VO-raad gecommuniceerd dat de term ‘jaarverslag’ werd vervangen door ‘bestuursverslag’, waarmee OCW werd gevolgd in hun terminologie. Recent heeft OCW deze terminologie weer veranderd. Ter verduidelijk: in het jaarverslag doet het bestuur verslag van de gang van zaken, het gevoerde beleid en de stand van zaken per ultimo verslagjaar. In de praktijk wordt dit verslag ook wel aangeduid als ‘directieverslag’ of ‘bestuursverslag’.
Het jaarverslag bestaat uit:
- Bestuursverslag (soms ook aangeduid als directieverslag)
- Jaarrekening
- Overige gegevens en rapportages
In het vervolg spreken we van ‘jaarverslag’ als we het gehele verslaggevingsdocument bedoelen, en van ‘bestuursverslag’ als we enkel het beschrijvende onderdeel bedoelen.
Wanneer een onderwijsinstelling zowel PO als VO huist, en deze kiest om te voldoen aan de Code PO, hoe moet je dan omgaan met de pas-toe bepalingen in het VO?
Wanneer een PO/VO-instelling kiest voor één van beide codes, wordt deze keuze bekendgemaakt en toegelicht aan de betreffende sectororganisaties en de stakeholders van de onderwijsorganisatie. Ongeacht de keuze voor één van beide codes, moet een onderwijsinstelling die VO huist én lid is van de VO-raad, altijd voldoen aan de pas-toe bepalingen, zoals die gelden in het VO.
De Raad van Toezicht wil gebruikmaken van de maximale ruimte in de WNT-2 voor hun vergoeding. Hoe ga ik hiermee om?
Dit nieuwe maximum kan op zichzelf geen reden zijn om bestaande afspraken binnen schoolbesturen te wijzigen. Onderwijsgeld moet doelmatig worden ingezet en zoveel als mogelijk ten gunste komen van het onderwijs. Een wijziging van de bezoldiging van toezichthouders is daarom uitsluitend acceptabel als er aantoonbaar en inhoudelijk redenen zijn, bijvoorbeeld door veranderingen in werkzaamheden, om een hogere bezoldiging toe te kennen.
Kan een bestuurder die ook een toezichthouder in het VO is, zijn termijn als toezichthouder afmaken?
In de ‘vorige’ code uit 2015 was reeds opgenomen dat bestuurders in het VO geen intern toezichthouder konden zijn in het VO. Bij de actualisatie van de code in 2019 is deze eis gehandhaafd. Daarmee is het niet geaccepteerd om deze twee functies met elkaar te verenigen. Omdat de gemiddelde toezichttermijn vier jaar is zullen er maar weinig situaties zijn waarop dit nog van toepassing is. Nieuwe functies van bestuurders als intern toezichthouder kunnen dus niet worden aangenomen.
Indien de pas-toe bepalingen niet worden nageleefd, kan dit gemeld worden door een ander bestuur bij de onafhankelijke governancecommissie? Welke commissie is dit?
De governancecommissie zal onafhankelijk toetsen of de pas-toe bepalingen worden nageleefd. Een melding bij deze commissie kan op elk moment gemaakt worden, daar is geen deadline voor.
De leden van de VO-raad kunnen melding maken bij de commissie van gevallen waarin de lidmaatschapseisen niet worden nageleefd. Het is een verenigingskwestie, alleen leden van de VO-raad kunnen meldingen maken van gevallen bij andere leden. Klachten mogen niet anoniem zijn en moeten schriftelijk worden ingediend.
Voor vragen over governance kunnen leden met de VO-raad overleggen via de Helpdesk VO om ervoor te zorgen dat hun eigen school aan de Code, en in het bijzonder de lidmaatschapseisen, voldoet.
Een van de lidmaatschapseisen uit de Code Goed Onderwijsbestuur VO 2015 was dat het bestuur het 'professioneel statuut' moet publiceren op de website. Sinds de zomer van 2017 is het ook een wettelijke verplichting om in overleg met leraren een professioneel statuut op te stellen. Een duidelijke definitie van wat onder een professioneel statuut wordt verstaan, ontbreekt echter. Hoe kan op een goede manier uitvoering worden gegeven aan deze eis?
In de geactualiseerde code uit 2019 heeft de VO-raad het professioneel statuut verwijderd als pas toe-bepaling. Echter, het hebben van een professioneel statuut is nog wel een wettelijke verplichting.
Om besturen en scholen te ondersteunen bij de opdracht die de wet en Code Goed Onderwijsbestuur aan hen geeft, heeft de VO-raad een handreiking 'Professioneel statuut' opgesteld. Deze handreiking biedt een basis voor het voeren van de dialoog binnen de school over professionele ruimte voor leraren en sluit af met een aantal ‘bouwstenen’ voor het opstellen van een professioneel statuut. Daarnaast ontsluit Voion op zijn website een aantal goede voorbeelden rondom het professioneel statuut en kunt u via de site vragen stellen.