Toelichting
De uitruilregeling is gebaseerd op de fiscaal gefaciliteerde methode 1. Deze methode kan alleen worden toegepast als de werknemer doorgaans naar een vaste arbeidsplaats reist of, meer concreet, in het kalenderjaar vermoedelijk in tenminste (70% van 52 weken=) 36 weken naar de werkplek zal reizen. De 36-wekeneis van methode 1 blijkt in de praktijk vragen op te roepen, deze worden hieronder behandeld.
Kan methode 1 (en in navolging daarvan de uitruilregeling) worden toegepast als een op 1 januari 2020 lopend contract eindigt gedurende het jaar, bijvoorbeeld per 1 augustus 2020?
Ja, dat kan onder de volgende voorwaarde. In onderdeel 4.2 van zijn besluit van 20 maart 2015, nr. BLKB2015-0188M, heeft de staatssecretaris van Financiën goedgekeurd dat voor dienstbetrekkingen die gaandeweg het kalenderjaar eindigen uitgegaan mag worden van 70% van het aantal volle weken dat het dienstverband in dat jaar vermoedelijk duurt. Een werknemer die per 1 augustus 2020 in dat jaar een dienstverband van 31 weken heeft, reist in 2020 toch doorgaans naar een vaste arbeidsplaats als hij dat in dat jaar vermoedelijk in minimaal (70% van 31 weken =) 22 weken doet.
Kan methode 1 (en in navolging daarvan de uitruilregeling) worden toegepast als een dienstbetrekking op 1 augustus van een jaar aanvangt?
Nee, dat kan niet. Het vermoeden moet bestaan dat iemand in de rest van het jaar nog 36 weken naar zijn vaste arbeidsplaats reist. Dat is in dit voorbeeld niet het geval. De hiervoor genoemde goedkeuring van de staatssecretaris geldt hier niet. Als een dienstbetrekking per 1 augustus 2020 aanvangt, kan de werknemer in dat jaar geen 36 weken meer naar een vaste arbeidsplaats reizen. Het hiervoor genoemde besluit biedt geen soelaas in situaties waarbij de dienstbetrekking in de loop van het jaar aanvangt. Toepassing van de 'Regeling (aanvullende) reiskostenvergoeding 2020' is niet mogelijk. In de situatie dat de werknemer bijvoorbeeld per 1 maart in dienst treedt, dan kan in beginsel wel gebruik gemaakt worden van een vaste reiskostenvergoeding conform methode 1 en derhalve ook van de Regeling.
Kan een werknemer gebruik maken van de uitruilregeling als hij langdurig afwezig/ziek is?
Nee, dat kan niet. Binnen methode 1 is al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof. U mag daarom de reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken waarin uw werknemer afwezig is. Als u langdurige afwezigheid van uw werknemer verwacht, mag u de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. U mag de reiskostenvergoeding daarna pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken.