‘Voorkomen dat je het hele roostercircus straks weer opnieuw moet beginnen’

28 mei 2020

Met de bekendmaking dat het fysieke onderwijs (deels) weer van start gaat op 2 juni en de publicatie van een protocol hiervoor, zijn scholen - naast onderwijsinhoudelijk - ook voor een grote organisatorische puzzel komen te staan. Hoe bijvoorbeeld te realiseren dat niet teveel leerlingen en personeelsleden tegelijk in de school zijn en de 1,5 meter afstand altijd bewaard kan worden? “Scholen hebben te maken met een monsterklus," aldus Dennis Hus. Het bedrijf waarvoor hij als algemeen directeur werkzaam is, roostersoftwaremaker Zermelo, wil scholen dienstverlening en advies bieden op dit vlak. “Het opstellen van een duurzaam, flexibel rooster, dat ook duidelijkheid biedt aan leerlingen en personeel, is essentieel."

Hus ervaart dat veel scholen op een goede, creatieve manier bezig zijn om hun rooster zo te organiseren dat aan de voorschriften van het protocol wordt voldaan én goed onderwijs geboden kan worden. “Tegelijkertijd is de tijd hiervoor zo kort en is het vraagstuk heel ingewikkeld. Om scholen te helpen hebben we daarom een aantal roostermodellen uitgewerkt, die we via ons platform en webinars hebben gedeeld.”

Hus ziet dat sommige scholen er nu voor kiezen om volledig nieuwe roosters op maat te maken voor de huidige situatie, waarbij ongeveer een derde van de leerlingen tegelijkertijd aanwezig kan zijn. “Echter, de regels kunnen zo weer veranderen. Over een tijd mogen misschien weer meer leerlingen samen op school zijn, of moeten (in bepaalde regio's) de scholen juist weer helemaal dicht.”

Hij adviseert daarom een duurzaam rooster te bouwen dat zoveel mogelijk aansluit op de normale situatie waarin alle leerlingen naar school kunnen. En om dan vervolgens te kijken: welke leerlingen kunnen hiervan in deze huidige periode daadwerkelijk op een bepaald moment op de dag fysiek onderwijs volgen en wie volgt dan thuisstudie? “Zo heb je een flexibele basis waarmee je op de lange termijn kunt werken. In een goed roostermodel kan hierbij ook rekening worden gehouden met verschillende types leerlingen en kan je bijvoorbeeld sturen dat kwetsbare leerlingen tijdelijk wat vaker naar school kunnen komen. Het maken van een rooster is heel arbeidsintensief, je wilt niet hebben dat zodra de situatie verandert, het hele circus weer opnieuw moet beginnen. En dat scholen dan wederom een nieuw tijdelijk rooster moeten maken, met de bijkomende uitdaging dit goed te kunnen verwerken in bijvoorbeeld de leerlingadministratie voor absentiecontrole."

Met het oog op de langere termijn vindt Hus het ook belangrijk dat in de roostering rekening wordt gehouden met de ‘verkeersstromen’ in het schoolgebouw. “Het moet zo worden georganiseerd dat er zo min mogelijk leerlingbewegingen zijn; dat zij zoveel mogelijk in hun lokaal of vleugel blijven en vooral de docenten zich verplaatsen. En ook pauzes moeten betrokken worden in de planning, het moet duidelijk zijn wie waar pauze moet houden. Vooral vanaf het nieuwe schooljaar – als er waarschijnlijk steeds meer leerlingen tegelijk aanwezig gaan zijn – wordt dit erg belangrijk.”

Tenslotte betekent een duurzaam roostermodel ook duidelijkheid in communicatie. "Het moet voor leerlingen en leraren duidelijk zijn wanneer ze waar verwacht worden op school, wanneer thuisonderwijs voor hen is ingepland etc. Daar speelt een goede koppeling met leerlingadministraties en andere platformen een belangrijke rol in. Om dit te realiseren zijn we als Zermelo continue in contact met andere softwareleveranciers."

Platform met tips en ervaringen scholen

Zermelo heeft een online platform ingericht rondom organisatorische vraagstukken bij de heropstart. Op dit - vrij toegankelijke - platform vinden scholen naast de genoemde roostermodellen ook handleidingen, tips en ervaringen van andere scholen. Daarnaast is de gratis helpdesk van Zermelo dagelijks bereikbaar voor vragen van roostermakers en schoolleiders.