‘Samen zoeken en vinden we de balans’

PCOU Willibrord heeft 26 scholen voor basisonderwijs, vier scholen voor gespecialiseerd onderwijs en veertien VO-scholen. Binnen PCOU Willibrord speelt HR een grote rol in het samenspel tussen bestuurder en schoolleider, vertelt Dominique. De stichting werkt met een ‘driehoek’ waarin bestuurder, schoolleider en het bovenschoolse O&O (Onderwijs en Organisatie Ondersteuning) samenkomen. “Ik ben de schakel tussen ‘de vloer’ en het college van bestuur en adviseer het bestuur op het gebied van HR”, zegt Dominique.

HR-businesspartners

Dominique stuurt vier teams aan, waarvan twee via een teamleider: een voor de flexpool van PO-leraren; een voor HR-adviseurs die binnen PCOU Willibrord ‘HR-businesspartners’ heten; een team met experts, bijvoorbeeld op het gebied van data analytics of duurzame inzetbaarheid’; en een vierde team dat medewerkers- en salarisadministratie verzorgt.

"Ik bezoek elke school elk schooljaar een keer – en dat is nog best ingewikkeld met 44 scholen"

De HR-businesspartners hebben het meeste contact met de scholen. “Zij zijn echt de partner van de schoolleiders. Maar ik ken zelf ook alle scholen en schoolleiders goed. Ik investeer daar bewust tijd in: ik bezoek elke school elk schooljaar een keer – en dat is nog best ingewikkeld met 44 scholen. Verder hebben we schoolleidersdagen en leiderschapsdagen waarop ik schoolleiders zie en we werken veel in projecten samen.”

Balanceren

Professionele ontwikkeling is belangrijk binnen PCOU Willibrord, vertelt Dominique. “Toen ik in maart 2023 begon, werd mij gevraagd een gesprekscyclus te ontwerpen. Want sommige scholen hadden een fantastisch systeem met drie gesprekken per jaar, maar op andere waren helemaal geen gesprekken. Terwijl een goed gestructureerde gesprekscyclus cruciaal is voor professionele ontwikkeling van medewerkers en schoolleiders.”

"Het is logisch dat niet alles voor iedereen hetzelfde is."

Ze ontdekte al snel dat het een uitdaging was om te balanceren tussen ‘centraal aansturen’ en de keuzevrijheid van scholen. “Wat bepaal je als bestuur voor de scholen en wat kunnen zij op hun eigen manier doen? Onze scholen zijn autonoom en ze verschillen onderling ook nog eens veel van elkaar, dus het is logisch dat niet alles voor iedereen hetzelfde is. Het samenspel in de driehoek bleek juist hier heel waardevol. Samen zoeken we in de driehoek een balans tussen ‘hetzelfde voor alle scholen’ en maatwerk per school.”

De stem van het tegengeluid

Concreet betekende het dat er voor het ontwerpen van een nieuwe gesprekscyclus een stuurgroep en een projectgroep werd opgericht. “In de stuurgroep zat het bestuur, een aantal schoolleiders en ik. In de projectgroep zaten HR-stafmedewerkers samen met schoolleiders. En in de werkgroepen die onderdelen hebben uitgewerkt, zaten ook weer stafmedewerkers en schoolleiders.”

"Dus wat schoolleiders vinden, telt binnen PCOU."

Die manier van werken wordt niet alleen voor de gesprekkencyclus gebruikt: “In de bestuursbrede HR-commissie zitten naast het bestuur ook schoolleiders, HR-beleidsexperts en ik. Alles wat op HR-gebied wordt gedaan en ontwikkeld, gaat langs die commissie. We stemmen vooraf af, ontwerpen samen met mensen uit de praktijk en vervolgens adviseert de HR-commissie het schoolleidersoverleg erover. Pas daarna gaat het naar de GMR en andere gremia. Dat gebeurt zoveel mogelijk volgens de principes van deep democracy: de stem van het tegengeluid is net zo waardevol als die van de rest. Dus wat schoolleiders vinden, telt binnen PCOU Willibrord.”

Twee verplichte gesprekken

Uiteindelijk is binnen PCOU Willibrord gekozen om een deel van de gesprekscyclus voor iedereen verplicht te stellen en om een deel aan de scholen te laten. Dominique: “Twee gesprekken per jaar zijn verplicht, een focusgesprek en een ontwikkelgesprek. Ook schoolleiders zelf hebben die gesprekken, in hun geval met een bestuurder. Bij het focusgesprek tussen mei en oktober kijk je terug en vooruit. Het ontwikkelgesprek vindt plaats tussen november en april en daarin ligt de focus op ambities en een inclusieve kijk op talent.” Voor beide gesprekken werd een gespreksformulier ontwikkeld met thema’s die besproken móeten worden en met optionele thema’s die scholen zelf kunnen kiezen.

Teamfoto

Alle scholen van PCOU Willibrord maken daarnaast elk jaar een ‘teamfoto’, vertelt Dominique, waarmee scholen hun medewerkers in kaart brengen. “Daarmee leg je vast wie welke talenten heeft en wat logische vervolgstappen zouden zijn. Dát scholen zo’n teamfoto nemen, ligt vast, maar hóe ze dat doen, mogen ze zelf bepalen. We hebben een tool aangereikt en als scholen willen, kunnen ze die natuurlijk gebruiken. We proberen het voor hen zo makkelijk mogelijk te maken.”

"Sommige scholen redden het nu nog niet om alle gesprekken te voeren en de teamfoto te maken."

Desondanks loopt nog niet alles zoals gepland. “De ene school vindt het makkelijker dan de andere. Er is best wel eens frictie. Sommige scholen redden het nu nog niet om alle gesprekken te voeren en de teamfoto te maken, maar die werken er wel hard aan. Dat komt voor een belangrijk deel door die driehoek: vanaf het begin heb je als schoolleider de kans om mee te kijken, mee te doen en er iets van te vinden. Uiteindelijk voeren ook schoolleiders die er niet positief tegenover stonden, wel de gesprekken.”

Meer driehoeken

PCOU Willibrord werkt niet alleen driehoeken als het gaat om bestuur, O&O en schoolleiders: “We werken als managers in een driehoek onderwijskwaliteit, HR en business control. En ook de adviseurs werken in deze driehoek en staan met elkaar om de school heen. Het is belangrijk dat iedereen breder kijkt dan het eigen vakgebied: onderwijs gaat immers over mensen en die mensen bepalen in hoge mate waar de financiering naartoe gaat. Bij ons is het dan ook heel gebruikelijk om de vraag te stellen: ‘heb je de driehoek ingezet?’.

"Heb je de driehoek ingezet?"

“Die manier van werken is zó logisch voor ons. Hij komt rechtstreeks voort uit de besturingsfilosofie van PCOU Willibrord. En ook in de managementgesprekken – weer een andere driehoek - komt de integraliteit terug: daarin wordt gesproken over onderwijskwaliteit, en ook over business control en HR.”

Leiderschapsprofiel en -programma

Om de professionele ontwikkeling van schoolleiders te ondersteunen, ontwikkelde PCOU Willibrord de afgelopen jaren een leiderschapsprofiel voor schoolleiders, ook weer in de driehoek bestuur, HR en schoolleiders. “Ons leiderschapsprofiel is gebaseerd op de landelijke beroepsstandaard, ons eigen koersplan en het managementstatuut. De beroepsstandaard beschrijft wat je moet doen, maar ons leiderschapsprofiel voegt daaraan toe wie jij bent als schoolleider binnen PCOU Willibrord.”

Het profiel moet nog meer gaan leven, vertelt Dominique: “We hebben al workshops erover georganiseerd, maar het moet nog worden ingebed in alles wat we doen. Toch weet ik zeker dat het gaat helpen bij de professionalisering van schoolleiders, want het geeft leidinggevenden taal om het gesprek aan te gaan.”

"Het geeft leidinggevenden taal om het gesprek aan te gaan."

De PCOU Academie biedt opleidingen voor leidinggevenden die beter willen worden in het voeren van gesprekken uit de gesprekscyclus. Voor hen is er ook een leiderschapsprogramma. In het aanbod wordt onderscheid gemaakt tussen beginnend, medior en ervaren, en tussen eindverantwoordelijk en middenmanagement. “Uiteraard is het maatwerk. Een starter bij PCOU Willibrord kan ergens anders al veel leidinggevende ervaring hebben opgedaan. En je hoeft ook niet altijd in een klaslokaal te zitten. Van en met elkaar leer je ook veel op de werkvloer.”

Bijdrage

Dominique benadrukt dat de missie van PCOU Willibrord (’elke leerling de beste ontwikkelkansen’) een directe motivatie is voor haar werk als HR-manager: “Die gesprekscyclus, het leiderschapsprofiel en de teamfoto dragen uiteindelijk allemaal bij aan de ontwikkeling van kinderen. Nadat ik gestopt was bij ING heb ik heel bewust gekozen voor een baan in het onderwijs. De leerlingen van nu zijn de mensen die de toekomst gaan vormgeven. Zij gaan straks in de zorg werken en het land besturen. Hoewel ik geen lesgeef, maakt dat dat mijn werk iets betekent. Elke dag weer.”