Wettelijke bewaartermijnen voor openbaar gezagtaken vanaf 2022 of 2023

10 november 2020

Op dit moment zijn er geen bewaartermijnen voor gegevens behorende bij de ‘openbaar gezagtaken’ van scholen in het primair en voortgezet onderwijs. Tot deze taken behoren de besluiten tot vrijstelling op grond van de Leerplichtwet (artikel 11), en het afgeven van diploma’s en cijferlijsten. Na de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet in 2022 of 2023 wordt het mogelijk voor het onderwijs om bewaartermijnen vast te stellen zonder al te veel administratieve lasten.

Nu zijn schoolbesturen zelf verplicht om een lijst met bewaartermijnen op te stellen, een zogeheten selectielijst. De vernieuwde archiefwet maakt het mogelijk dat de VO-raad (en de PO-Raad voor het primair onderwijs) een selectielijst opstelt die geldt voor de gehele sector. Er zijn dan geen machtigingen meer nodig van iedere schoolbestuurder. Een school mag wel een afwijkende selectielijst opstellen. NB. Dit geldt niet voor scholen die vallen onder een gemeentebestuur, daar is de selectielijst van de VNG van toepassing.

Tijdlijn

Eind 2020 starten we met een werkgroep van scholen om te werken aan een selectielijst, waarin we bewaartermijnen vastleggen voor gegevens die horen bij de openbaar gezagtaken. Zodra de vernieuwde Archiefwet in werking treedt, zal de selectielijst worden ingediend bij het Nationaal Archief. Na goedkeuring door de minister van OCW wordt de selectielijst geldig verklaard voor de sector. Vanaf dat moment moet ieder schoolbestuur de inhoud hiervan toepassen, tenzij een schoolbestuur gebruik maakt van een andere selectielijst.

Start opstellen selectielijst werkgroep met vertegenwoordiging van schoolbesturen Eind 2020 - 2021
Concept selectielijst naar de ALV PO-Raad en VO-raad 2021
Vaststellen selectielijst via het Nationaal Archief 2022 of 2023

 

Advies: vernietig voorlopig geen gegevens die onder de Archiefwet vallen

We raden u aan om voorlopig geen persoonsgegevens te vernietigen omtrent examens (diploma’s, cijferlijsten, getuigschriften) en gegevens rondom vrijstelling van de leerplicht. Anonimiseer persoonsgegevens die de bewaartermijn hebben overschreden zoveel mogelijk en bewaar ze op een aparte, extra beveiligde plek, waar alleen een selecte groep medewerkers toegang toe heeft.

Handreiking bewaartermijnen gegevens

De gegevens die niet behoren tot de openbaar gezagtaken, vallen niet onder de Archiefwet. Meer informatie over bewaartermijnen vindt u op de Aanpak IBP.

Contact

Heeft u een vraag of opmerking? Of wilt u meedenken over de bewaartermijnen voor de selectielijst?

Stuur dan een e-mail naar Noëlle Steeghs, beleidsadviseur digitalisering, privacy en informatiemanagement: noellesteeghs@vo-raad.nl.