Wettelijke bewaartermijnen voor openbaar gezagtaken vanaf 2022 of 2023
10 november 2020
Nu zijn schoolbesturen zelf verplicht om een lijst met bewaartermijnen op te stellen, een zogeheten selectielijst. De vernieuwde archiefwet maakt het mogelijk dat de VO-raad (en de PO-Raad voor het primair onderwijs) een selectielijst opstelt die geldt voor de gehele sector. Er zijn dan geen machtigingen meer nodig van iedere schoolbestuurder. Een school mag wel een afwijkende selectielijst opstellen. NB. Dit geldt niet voor scholen die vallen onder een gemeentebestuur, daar is de selectielijst van de VNG van toepassing.
Tijdlijn
Eind 2020 starten we met een werkgroep van scholen om te werken aan een selectielijst, waarin we bewaartermijnen vastleggen voor gegevens die horen bij de openbaar gezagtaken. Zodra de vernieuwde Archiefwet in werking treedt, zal de selectielijst worden ingediend bij het Nationaal Archief. Na goedkeuring door de minister van OCW wordt de selectielijst geldig verklaard voor de sector. Vanaf dat moment moet ieder schoolbestuur de inhoud hiervan toepassen, tenzij een schoolbestuur gebruik maakt van een andere selectielijst.
| Start opstellen selectielijst werkgroep met vertegenwoordiging van schoolbesturen | Eind 2020 - 2021 |
| Concept selectielijst naar de ALV PO-Raad en VO-raad | 2021 |
| Vaststellen selectielijst via het Nationaal Archief | 2022 of 2023 |
Advies: vernietig voorlopig geen gegevens die onder de Archiefwet vallen
We raden u aan om voorlopig geen persoonsgegevens te vernietigen omtrent examens (diploma’s, cijferlijsten, getuigschriften) en gegevens rondom vrijstelling van de leerplicht. Anonimiseer deze persoonsgegevens zoveel mogelijk en bewaar ze op een aparte, extra beveiligde plek, waar alleen een selecte groep medewerkers toegang toe heeft. In het kader van de Archiefwet moeten deze belangrijke documenten worden bewaard. Welke documenten dat zijn, wordt vastgelegd in selectielijsten. Er bestaat voor vo-scholen nog geen wettelijk vastgestelde selectielijst. Verwacht wordt dat deze wordt vastgesteld in 2023.
Handreiking bewaartermijnen gegevens
De gegevens die niet behoren tot de openbaar gezagtaken, vallen niet onder de Archiefwet. Meer informatie over bewaartermijnen vindt u op de Aanpak IBP.
Contact
Heeft u een vraag of opmerking? Of wilt u meedenken over de bewaartermijnen voor de selectielijst?
Stuur dan een e-mail naar Noëlle Steeghs, beleidsadviseur digitalisering, privacy en informatiemanagement: noellesteeghs@vo-raad.nl.