Onvoldoende dossieropbouw: geen ontslag

09 september 2016

Het opbouwen van een dossier omtrent het functioneren van werknemers wordt door veel werkgevers als lastig beschouwd. Toch is het van groot belang dat het functioneren van een werknemer goed wordt vastgelegd, om na een ontslag niet tegen onaangename verrassingen te lopen.

Een werknemer kan zich na het ontslag immers wenden tot de Commissie van Beroep of de kantonrechter, indien hij van mening is dat het ontslag ten onrechte gegeven is. Als de werkgever vervolgens niet kan aantonen dat inderdaad sprake was van disfunctioneren, dan zal de werknemer in het gelijk gesteld worden. Gevolg hiervan kan zijn dat de werkgever een hoge vergoeding aan de werknemer moet betalen of het dienstverband alsnog wordt hersteld.

Uitspraak Commissie van Beroep 

In februari 2013 heeft de Commissie van Beroep VO zich uitgelaten over een zaak waarin disfunctioneren een rol speelde. In deze kwestie ging het om een docent die al 27 jaar in dienst van de werkgever was. In een dergelijk geval, waarin sprake is van een langdurig dienstverband, is het noodzakelijk dat de werkgever helder en overtuigend weet aan te tonen dat sprake is van zodanig disfunctioneren dat voortzetting van het dienstverband in redelijkheid niet van hem gevergd kan worden. Dit dient onomstotelijk te blijken uit verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en andere schriftelijke stukken. Ook dient de werknemer een reële kans te hebben gekregen om zich te verbeteren.

Goed werkgeverschap brengt met zich mee dat een docent die langere tijd in dienst is, ruim tijd wordt geboden om zich te verbeteren. In deze casus dateerden de eerste schriftelijke stukken over het disfunctioneren van 2011 en had de werknemer een verbetertraject van ongeveer een half jaar gehad. Dit werd, mede gezien het lange dienstverband, door de Commissie onvoldoende geacht om de werknemer te kunnen ontslaan.

Tips bij dossieropbouw

Het belang van een zorgvuldig opgebouwd dossier moge duidelijk zijn. De vraag blijft echter op welke wijze de werkgever het beste een dossier kan opbouwen. Hieronder wordt kort aangegeven waarmee een werkgever bij de opbouw van een dossier rekening moet houden.

  • Een enkel moment waarop het functioneren als onvoldoende wordt aangemerkt is onvoldoende voor het aantonen van disfunctioneren. Het is van belang dat de werkgever steeds duidelijk aan de werknemer kenbaar maakt wat hem wordt verweten. Dit dient te gebeuren in structurele functionerings- en beoordelingsgesprekken en eventuele tussentijdse gesprekken. Leg deze gesprekken altijd schriftelijk vast en laat de verslagen voor akkoord ondertekenen door de werknemer. De werknemer kan ervoor kiezen om het gespreksverslag slechts voor gezien te ondertekenen. Dit is op zich voldoende, het gaat erom dat de werknemer kennis heeft genomen van het verslag.
  • Een werknemer moet altijd de mogelijkheid krijgen om zijn functioneren te verbeteren. Indien een werknemer onvoldoende functioneert, is het verstandig om een verbetertraject met de werknemer af te spreken. De duur van een dergelijk traject is afhankelijk van de duur van het dienstverband. Bij een verbetertraject kan gebruik gemaakt worden van interne hulp (bijvoorbeeld door begeleiding of aanpassing van de omgeving), maar eventueel ook van externe hulp (scholing of coaching).
  • Geef duidelijk aan wat de gevolgen zijn als er geen verbetering optreedt. Hierbij kan gedacht worden aan het geven van een schriftelijke laatste waarschuwing of termijn voor verbetering, waarbij duidelijk wordt gemaakt wat de consequenties zijn indien geen verbetering plaatsvindt.

Het is uiteraard te allen tijde van belang dat de werkgever helder en duidelijk naar de werknemer communiceert. De werknemer moet immers goed begrijpen wat het probleem is en wat zijn mogelijkheden zijn om iets aan dat probleem te doen.