Inzicht in risico’s en afwegingen: hoe krijg je dat?

De Nieuwe Veste

Handig: op de website van De Nieuwe Veste staan alle verantwoordingsdocumenten bij elkaar op één pagina. Van strategisch beleidsdocument, de code goed bestuur tot en met de planning en controlcyclus. ‘Wij vinden dat inderdaad belangrijk’, zegt Wim Berends, directeur bedrijfsvoering van De Nieuwe Veste. ‘Niet alleen willen we helder zijn over hoe we omgaan met publiek geld, maar ook hoe we financiële risico’s voor onze school in beeld brengen en ermee omgaan.’

Openbare school De Nieuwe Veste verzorgt onderwijs aan ongeveer 2000 leerlingen, van praktijkonderwijs tot en met gymnasium, met vestigingen in Coevorden en Hardenberg. Sinds 2010 brengt de school nauwgezet de belangrijkste risico’s in beeld. ‘Na een bespreking ervan met stakeholders - zoals de directie, Raad van Toezicht en docenten - laten we er een rekentool op los, waarmee we de kans en impact van de risico’s wegen en ons weerstandsvermogen bepalen. Die tool hebben we samen met de accountant ontwikkeld. Op die manier kunnen we verantwoorden waarom er welk bedrag gereserveerd is om risico’s te beheersen als zij zich zouden voordoen. Natuurlijk gaan we actief aan de slag om risico’s waar we invloed op kunnen uitoefenen, te verkleinen.’

Met welke risico’s heeft u te maken?

‘Het stijgend ziekteverzuim was een risico, maar door beheersmaatregelen is het nu onder de 3%. We hebben beleid gemaakt om het grijze verzuim aan te pakken en oplossingen te bieden met behulp van een arbeidsdeskundige. Verder is de vereenvoudiging van bekostiging een zorg, want die gaat ons structureel 450.000 euro per jaar kosten. Daarvoor worden wij niet extra gecompenseerd. Dat moeten we dus oplossen met een extra reservering.’

Hoe ziet u uw rol als directeur bedrijfsvoering?

‘Als eenpitter heb je korte lijnen en kun je directer sturen, uiteraard via de organisatorische lijnen. In directievergaderingen bepalen we hoe we risico’s in kaart brengen, wie erbij betrokken is en bespreken we beheersmaatregelen en investeringen om risico’s te verkleinen. En dat leggen we weer vast in de begroting. Ik houd van een persoonlijke aanpak, verzamel info, bereid discussies voor en voel me de aanjager om onderwerpen te agenderen. Dat geeft me veel voldoening.’

Tip voor collega’s: ‘Houd het financiële overzicht actueel en agendeer het. Ik vraag betrokkenen in de organisatie vaak om een bijdrage of input, om draagvlak te verwerven en samen problemen aan te pakken. De kans en impact van risico’s moet je samen bepalen, dat is niet alleen aan de financiële mensen. Dus houd het onderwerp levend in de organisatie, en communiceer ook over successen die je bereikt hebt.’

VO Haaglanden

VO Haaglanden is een stichting voor openbaar en algemeen bijzonder onderwijs in Den Haag en Rijswijk. De stichting is in 2003 opgericht als gevolg van de wens van de Haagse gemeenteraad voor verzelfstandiging van het openbaar onderwijs in de regio Den Haag. Inmiddels omvat de stichting tien scholen voor voortgezet onderwijs, met 1.400 medewerkers en meer dan 13.000 leerlingen. Ook hier zijn financiële verantwoordingsdocumenten goed online terug te vinden.

Ron van der Kruit begon twee jaar geleden als concerncontroller hoofd financiën, personeel en ICT bij VO Haaglanden en startte een cyclusanalyse om processen in de organisatie te optimaliseren. ‘De risicoparagraaf is een vast onderdeel van de jaarrekening. Bestedingen koppelen aan beleidsdoelen en ze evalueren; dat doet de stichting al enkele jaren. Beleidsrijk begroten komt nu nog specifieker op de agenda. Analyses en gesprekken met schoolleiders bieden ons aanknopingspunten om ons zo goed mogelijk te verbeteren. Verder heb ik met een aantal schoolleiders en directeuren nieuwe risicoanalyses gemaakt over thema’s op schoolniveau, en met het College van Bestuur doen we dat voor  schooloverstijgende thema’s. We hebben alle uitkomsten bij elkaar gelegd, besproken en een weging gemaakt van de impact als risico’s zich voordoen. Door de schoolleiders erbij te betrekken, krijgt het inhoudelijk meer body; de keuzes en afwegingen worden inzichtelijk gemaakt in onze continuïteitsparagraaf.’

Zijn daaruit nieuwe risico’s naar voren gekomen?

‘Uit de lijst van rond de 40 risico’s krijgen nu cybersecurity en privacymaatregelen vanuit de AVG (privacywet) meer aandacht. Dit zijn risico’s die direct kunnen leiden tot imagoschade. Die kan enorme gevolgen voor de organisatie hebben, zoals dalende leerlingaantallen. Als het gaat om crisismanagement hebben de scholen binnen VO Haaglanden plannen en protocollen, maar toch willen we dit in gezamenlijkheid goed borgen. Dat houdt in dat we de kaders gaan stellen en verantwoordelijkheden gaan beleggen.’ 

Wat is uw rol in een organisatie met zo veel scholen?

‘Ons centrale bureau is maar heel klein. Scholen krijgen van ons kaders, bijvoorbeeld over hun weerstandsvermogen of over arbobeleid. Binnen die kaders zijn zij autonoom in de uitvoering. Ik ben voornamelijk in beeld als adviseur, ga de discussie aan over de hoofdlijnen en monitor de gang van zaken. Verder denk ik dat de experts binnen scholen, zoals op hrm- of ict-gebied, veel van elkaar kunnen leren als zij hun kennis en ervaring uitwisselen. Ik vind het mooi om die dwarsverbanden te leggen.’

Tip voor collega’s: ‘Ik vind onze Haagse manier van samenwerken een krachtig model: dat scholen hun autonomie hebben en dat je in de bedrijfsvoering ondersteunend kunt zijn. Je kunt veel leren van elkaar, ieder vanuit zijn eigen expertise.’