Overstap van po naar vo: welke persoonsgegevens mogen uitgewisseld worden?

28 januari 2020

Aan het begin van dit nieuwe kalenderjaar zijn scholen druk met activiteiten rondom het aanmelden en inschrijven van nieuwe leerlingen. Het is belangrijk om in alle fases van die processen dataminimalisatie te hanteren voor alle informatie die scholen met elkaar en met ouders uitwisselen. Dit houdt in dat alleen de echt relevante gegevens worden gedeeld (die noodzakelijk zijn voor de ontvangende school om de leerling zo goed mogelijk te kunnen begeleiden). Hoe hoort dat in de praktijk plaats te vinden? Kennisnet heeft in kaart gebracht welke regels hierover bestaan.

Oriënteren aanmelding vo-school

Leerlingen uit groep 8 oriënteren zich in deze periode met hun ouders op een vervolgschool. Ze bezoeken een of meer vo-scholen en ze kunnen zich bij meerdere scholen aanmelden. Voor die aanmelding mag de vo-school enkele algemene gegevens van de leerling en de ouders verzamelen. Op de Aanpak IBP staat een overzicht welke gegevens op het aanmeldformulier gevraagd mogen worden. Die gegevens zijn bedoeld om indien dat nodig is, contact te kunnen opnemen. 

Onderwijskundig rapport en PGN

De vo-school die de voorkeur heeft, gaat onderzoeken of de aangemelde leerling geplaatst kan worden. Daarvoor zijn gegevens nodig van de po-school waar de leerling vandaan komt. Zo zijn het schooladvies en de gegevens over de schoolloopbaan bijvoorbeeld noodzakelijk voor het leren en begeleiden van de leerling op de nieuwe school. Dit soort gegevens kunnen worden uitgewisseld in een digitaal onderwijskundig rapport (OKR), bedoeld voor de overdracht aan de vervolgschool. In het 'Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens' is beschreven welke leer- en begeleidingsgegevens deel kunnen uitmaken van dit onderwijskundig rapport. Met behulp van OSO wordt in het OKR alleen wettelijk toegestane informatie doorgestuurd.

Om het OKR te kunnen opvragen, heeft de vo-school het PGN (persoonsgebonden nummer) van de leerling nodig. Daarom mag op het aanmeldformulier het PGN van de leerling gevraagd worden. Scholen worden geadviseerd om de reden te benoemen waarom zij dit gegeven opvragen.

Inzagerecht van ouders in het OKR

Ouders hebben inzagerecht in het OKR, maar ouders hoeven niet in te stemmen met de inhoud. Hebben de ouders bezwaar tegen de inhoud van het OKR, dan hebben ze de ruimte om een opmerking of hun zienswijze te laten opnemen in het onderwijskundig rapport.

Inschrijven

Wanneer de school heeft bepaald dat ze een leerling een passende plek kunnen bieden, kan de leerling zich bij die school inschrijven. Bij deze inschrijving maakt de school gebruik van de gegevens uit het OKR en het aanmeldingsformulier. Ontbrekende of gewijzigde gegevens mogen door de vo-instelling aan de ouders gevraagd worden via het inschrijfformulier, zodat de inschrijving compleet gemaakt kan worden. Een overzicht van de gegevens die nodig zijn voor inschrijving, vindt u terug op de Aanpak IBP.

Zie voor meer informatie: