Q&A privacy en registratie covid-19

06 januari 2021

Scholen zijn verplicht zich in te spannen voor een veilige leer- en werkomgeving voor docenten en scholieren. Om coronabrandhaarden te voorkomen willen scholen graag weten bij absentmelding of een leerling of leerkracht afwezig is vanwege corona of door een andere reden. Maar vanwege de AVG is het niet toegestaan om gezondheidsgegevens bij te houden. Deze Q&A informeert u wat er volgens de AVG in dit kader wel en niet mag.

Algemeen
Het is volgens de privacyregels niet toegestaan om bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, te registreren of te delen met anderen. Voor onderwijsinstellingen wordt hierop door de Autoriteit Persoonsgegevens geen uitzondering gemaakt. Er mag dus wel geregistreerd worden dat iemand ziek is of thuis onderwijs geeft of volgt, maar niet wat die persoon mankeert. Deelt de leerling of medewerker uit zichzelf wat hij of zij mankeert? Ook dat is geen reden om het te noteren.

Tegelijkertijd is een school verplicht zich in te spannen voor een veilige leer- en werkomgeving. Als school wil je daarom zo goed mogelijk acteren op oplopende besmettingen. In dat kader kan het nodig zijn om een registratie bij te houden. Hierdoor kan er spanning ontstaan op de plicht om te zorgen voor een veilige schoolomgeving en de plicht om te voldoen aan de privacyregels. Over mogelijke oplossingen zijn de PO-Raad en VO-raad met de Autoriteit Persoonsgegevens en het ministerie van OCW in gesprek.

Inhoud Q&A
1. Mag ik vragen aan een leerling of leraar of die corona heeft?
2. Mag ik bijhouden welke leerling of leraar corona heeft?
3. Mag ik aan leerlingen, ouders en medewerkers communiceren wie er besmet is?
4. Waarom is er geen uitzondering voor covid-19?
5. Is quarantaine verzuim?
6. Mag ik aan de GGD doorgeven welke leerlingen of medewerkers er besmet zijn?
7. Wat is de rol van de GGD in het bron- en contactonderzoek?


1. Mag ik vragen aan een leerling of leraar of die corona heeft?

Nee, dat mag niet. Meldt een leerling, student of medewerker zich ziek? Dan hoeft diegene de aard of oorzaak van de ziekte niet te noemen.

 

2. Mag ik bijhouden welke leerling of leraar corona heeft?

Nee, gegevens over de gezondheid van personen zijn bijzondere gegevens in de zin van de AVG. Dit betekent dat er strenge regels zijn voor het verwerken van deze gegevens. Een school mag enkel registreren dát een medewerker of leerling ziek is. De medewerker of leerling hoeft niet met de school te delen wat hij mankeert en – als hij dat wel doet – mag dit niet genoteerd worden door de school. Als het gaat om medewerkers is dat namelijk de taak van de bedrijfsarts.

Als het gaat om covid-19 is dat niet anders. Ook de Autoriteit Persoonsgegevens meldt dat een ziekmelding moet worden behandeld als een ‘normale’ ziekmelding: registratie van afwezigheid en een melding bij de bedrijfsarts (in het geval van een medewerker).

Kortom, je mag van een leerling of leraar niet registreren of diegene besmet is met covid-19, in afwachting is van een test, wat de uitslag is van een test en of diegene in quarantaine zit.

Wat mag ik wel bijhouden?
Als het gaat om zieke medewerkers adviseren wij om gebruik te maken van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts mag wel een ziekteregistratie bijhouden en kan op basis daarvan geanonimiseerd rapporteren aan het bestuur of schoolleiding. Daarbij kan de bedrijfsarts bijvoorbeeld aangeven: de locatie, de klas/groep, laatste dag aanwezig op school. Aan de hand van deze lijst kan de schoolleiding of het bestuur zien welke klassen/groepen/ouders/medewerkers geïnformeerd moeten worden. Bij die communicatie wordt niet vermeld welke medewerker ziek is.

Voor een ziekmelding van een leerling geldt hetzelfde. De afwezigheid wordt genoteerd en waar nodig doorgegeven aan de leerplichtambtenaar. Als het gaat om zieke leerlingen, dan adviseren wij om gebruik te maken van een dergelijke geanonimiseerde afwezigheidsregistratie (zie hierboven). Ook bij communicatie over zieke leerlingen wordt niet vermeld om welke leerling het gaat.

 

3. Mag ik aan leerlingen, ouders en medewerkers communiceren wie er besmet is?

Nee, je mag geen namen noemen van besmette personen. Dit mag ook niet als de persoon in kwestie toestemming heeft gegeven. Het gaat om bijzondere persoonsgegevens die je als school niet mag vastleggen of delen met anderen.

Wat mag wel?
Gebruik algemene bewoordingen voor het informeren van collega’s, leerlingen en ouders. Het RIVM voorziet van een standaardbrief voor ouders. Ga hiervoor naar lesopafstand.nl, en bekijk ook de handreiking ‘Wat te doen bij besmetting’.

 

4. Waarom is er geen uitzondering voor covid-19?

Omdat gezondheidsgegevens bijzondere gegevens zijn, gelden daarvoor strenge eisen in de zin van de AVG. De hoofdregel is dat deze gegevens niet verwerkt mogen worden, tenzij een van de uitzonderingen genoemd in de AVG van toepassing is én er een grondslag is voor de verwerking. Als het gaat om de verwerking van gegevens over covid-19 besmettingen door scholen blijkt er volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geen sprake te zijn van zo’n uitzondering én is er ook geen geldige grondslag voor die verwerking. Toestemming of vitaal belang kunnen in deze situatie niet als grondslag dienen.

 

5. Is quarantaine verzuim?

Nee, een leerling is niet op school, maar volgt de les (waar mogelijk) thuis of doet thuis zijn schoolwerk. Voor een docent geldt dat deze waar mogelijk ook vanuit huis lesgeeft of andere taken uitvoert. Het is in beide gevallen niet nodig om de reden van quarantaine te vermelden.

Als een medewerker niet ziek is, maar wel thuis moet blijven (quarantaineverplichting), dan kan bijvoorbeeld genoteerd worden op welke dag de medewerker naar verwachting weer op school aanwezig is. Op grond van de CAO moet hiervan ook melding gedaan worden bij de bedrijfsarts. In overleg met de medewerker kan worden afgesproken welke werkzaamheden (bijv. digitale les) vanuit huis kunnen worden uitgevoerd.

Als een leerling niet ziek is, maar wel thuis moet blijven kan genoteerd worden dat de leerling onderwijs vanuit huis volgt. De leerling wordt dan geacht (op afstand) bij de lessen aanwezig te zijn. DUO vraagt scholen om afstandsonderwijs te melden, echter thuisquarantaine hoef je niet te melden.

 

6. Mag ik aan de GGD doorgeven welke leerlingen of medewerkers er besmet zijn?

Nee, je mag alleen het aantal besmette leerlingen en/of medewerkers doorgeven.

Primair en (voortgezet) speciaal onderwijs
Basisscholen en scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs moeten 3 of meer zieke leerlingen en/of leerkrachten melden bij de GGD als zij daarover nog niet door de GGD zijn benaderd. De melding wordt gedaan door de schoolleider of locatiemanager. De GGD en Rijksoverheid melden zelf op hun site: “Bij een zogenoemd cluster (3 of meer door het laboratorium bevestigde covid-19 besmettingen binnen één school) zijn mogelijk extra maatregelen nodig. Scholen wordt gevraagd dit te melden aan de GGD in het belang van efficiënte registratie en bron- en contactonderzoek. Bovendien kan de GGD de school adviseren en ondersteunen bij eventuele maatregelen.” Het melden aan de GGD is verplicht op grond van artikel 26 Wet publieke gezondheid. Maar ook deze meldingsrapportage is anoniem en bevat dus geen tot zieke personen herleidbare gegevens.

Op 28 januari 2020 is een ministeriële regeling van de Wet publieke gezondheid (Wpg) vastgesteld (aangepast). In deze regeling is bepaald dat het novel coronavirus (2019-nCoV) behoort tot groep A van de Wpg. Hiermee ontstaat de wettelijke meldingsplicht voor deze infectieziekte.

Voortgezet onderwijs en mbo
Scholen voor voortgezet onderwijs en het mbo vallen niet onder de meldplicht van artikel 26 Wpg.

 

7. Wat is de rol van de GGD in het bron- en contactonderzoek?

De GGD heeft een wettelijke taak en daarmee een leidende rol bij het verzamelen van ziektegegevens, de registratie van namen, bron- en contactonderzoek en de informatieverstrekking naar alle betrokkenen. Dit is dus geen taak van scholen.

Wat als de GGD het bron- en contactonderzoek niet (volledig) kan uitvoeren?
Als de GGD wegens gebrek aan capaciteit zelf geen bron- en contactonderzoek kan uitvoeren, vraagt de GGD covid-19 patiënten om zelf hun contacten te waarschuwen. Dit betekent dat personen die positief zijn getest, zelf hun collega’s, medeleerlingen en/of ouders informeren dat zij positief zijn getest.

Een school neemt óók in dat geval niet de rol van de GGD over. Wel is het belangrijk om verdere besmettingen binnen de school te voorkomen en om ervoor te zorgen dat iedereen geïnformeerd wordt door de medewerker of leerling. Als de medewerker of leerling hulp nodig heeft, of in bijzondere omstandigheden niet in staat is om zijn collega’s en/of klasgenoten te informeren, dan kan hij (of de ouders/verzorgers van de leerling) contact opnemen met een daartoe aangewezen functionaris van de school. Deze bepaalt welke ondersteuning in die situatie passend is voor deze medewerker of leerling.

Een school kan medewerkers en leerlingen bij wie covid-19 is vastgesteld, niet verplichten om het bron- en contactonderzoek uit te voeren.

Mocht het zo zijn dat collega’s of klasgenoten worden geïnformeerd, dan wordt de naam van de medewerker of leerling niet genoemd. Er vindt geen registratie plaats van de ziekte of positieve testuitslag. Er mag contact worden gehouden met de medewerker of leerling over zijn ziekteverloop. Registratie mag alleen geanonimiseerd.

Als een school bezorgd is dat het aantal besmettingen teveel oploopt/zorgelijk wordt dan neemt de school in overleg met de GGD maatregelen (zoals het naar huis sturen van klassen of tijdelijke sluiting).