Weet u wat u in het kader van de AVG moet regelen rond de rechten van betrokkenen?

07 november 2019

In het kader van de nieuwe Europese privacywet (AVG) moeten scholen onder meer de ‘rechten van betrokkenen’ regelen. Kennisnet heeft - als onderdeel van de Aanpak IBP po/vo - samen met de VO-raad, PO-Raad en het ministerie van OCW hierover een vernieuwde handreiking gepubliceerd. Hierin wordt beschreven wat de (nieuwe) rechten zijn en wat scholen moeten regelen op dit vlak. U leest meer daarover in onderstaand artikel.

Rechten van betrokkenen

De personen op wie bepaalde persoonsgegevens betrekking hebben, worden betrokkenen genoemd. Denk bijvoorbeeld aan leerlingen, hun ouders of medewerkers op school. Een belangrijke verandering van de AVG is dat deze betrokkenen meer rechten hebben gekregen. Het gaat bijvoorbeeld om het recht op inzage van de persoonsgegevens die een school gebruikt of om correctie van gegevens, en tegenwoordig gaat het ook over het recht om te worden vergeten of om gegevens mee te nemen (dataportabiliteit) naar een andere school. Met deze nieuwe rechten van betrokkenen is het makkelijker geworden om controle te houden over persoonsgegevens.

Handreiking: wat moet een school regelen op dit vlak?

Een van de hulpmiddelen voor scholen om IBP te regelen, is de ‘Handreiking rechten betrokkenen’. In deze handreiking wordt uitgelegd wat u op school moet regelen en welke procedures u moet vaststellen om te kunnen voldoen aan deze rechten.

Kennisnet heeft samen met de PO-Raad, VO-raad en OCW een nieuwe versie gemaakt. Ten opzichte van de vorige versie is daarin informatie toegevoegd over wat de informatieplicht van scholen inhoudt: een school moet ouders van leerlingen (tot 18 jaar) op de hoogte houden van vorderingen en schoolprestaties. Er wordt uitgelegd wat het verschil is tussen het recht op inzage en deze informatieplicht. Daarnaast wordt stilgestaan bij de informatieplicht van scholen in het geval dat ouders uit elkaar of gescheiden zijn. Als laatste wordt in de bijgewerkte versie uitgelegd in welke gevallen scholen een afweging mogen maken of en hoe zij informatie delen over leerlingen met hun ouders.

Zoenen in het fietsenhok

In de media is het voorbeeld genoemd dat leerlingen staan te zoenen in het fietsenhok. De vraag is dan of de school dit aan de ouders moet melden. Dat lijkt op het eerste gezicht niet nodig, maar soms is het verstandig om dat wel te doen. Bijvoorbeeld als de betrokken leerling in het verleden contacten heeft gehad met loverboys. Het is aan de school om vooraf na te denken welke informatie met ouders wordt gedeeld, en op welke manier dat gebeurt. Wilt u bijvoorbeeld dat de ouders een notificatie ontvangen van ieder nieuw cijfer in het leerlingadministratiesysteem? Is dat service of een inbreuk op de privacy van de leerling? Ouders moeten door de school worden geïnformeerd over schoolprestaties, maar leerlingen hebben ook recht op privacy. Soms kan de veiligheid van een leerling in gevaar komen als informatie wordt gedeeld.

In welke gevallen de school beter geen gegevens kan delen met de ouders of derden, of een verzoek om inzage kan weigeren, wordt uitgelegd in de bijgewerkte versie van de handreiking. Het is verstandig om hier vooraf over na te denken en op school afspraken te maken wie bij deze afweging betrokken moet zijn. 

Aanpak IBP

De handreiking maakt deel uit van de Aanpak IPB. Dit is een handige tool die scholen kunnen gebruiken bij het inrichten van informatiebeveiliging en privacy (IBP) op hun school.