‘Zelf het verhaal van de sector vertellen met de Benchmark PO en VO’

25 juni 2020

Eind 2019 stemden leden van de PO-Raad en de VO-raad in met de ontwikkeling van een Benchmark PO en VO. Bestuurders, controllers en stafmedewerkers gaven in groten getale gehoor aan de oproep om mee te denken over de inrichting. We spraken met drie deelnemers na de werksessies over de verdere ontwikkeling van de benchmark: het wordt veel meer dan een pakket aan cijfers.

marian lohuisMarjan Lohuis is controller en bestuurssecretaris bij Accent Scholengroep in Aalten. Via een nieuwsbrief bereikte haar de vraag deel te nemen aan het benchmarkproces. Een nuttig, moeilijk, maar vooral interessant project waar ze graag een bijdrage aan wil leveren. “De voornaamste reden is leren van elkaar. Ik denk dat de invloed van controllers in deze fase cruciaal is. Ik vind het bijvoorbeeld belangrijk dat het gebruik van de benchmark geen extra werkdruk met zich meebrengt en heb dat ook ingebracht in de sessie.”

Gedeelde motivatie en uitdagingen

Lohuis merkt goed dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft: “We willen dat dit slaagt. Om van elkaar te leren, maar ook vooral om proactief aan de politiek en de maatschappij het verhaal van de sector te vertellen. De ontwikkeling van de benchmark is een complex proces. De PO-Raad had dat bij aanvang ook al goed scherp. Dat getuigt van ‘je huiswerk hebben gedaan’ en dat geeft vertrouwen.”

“Het feit dat de uitdagingen bekend waren, betekent niet we ook meteen een oplossing hadden.” Maar hoe ga je nu van start als er nog zo veel onduidelijk is? “Ik denk dat het slim is klein te beginnen, te kijken naar wat er al ligt aan informatie. Die oproep sluit aan op de rode draad in de presentaties tijdens de werksessies: houd het eenvoudig, ga aan de slag en verzand niet in de details.”

Samenwerken heeft meerwaarde

Bij vo-school Het Streek in Ede werkt Lieuwe Medema als bestuurlijk beleidsadviseur. Hij houdt zich onder andere bezig met kwaliteitszorg en ziet meerwaarde in de samenwerking tussen po en vo in dit project. “Heel veel zaken zijn herkenbaar, terwijl po en vo elkaar eigenlijk niet zo vaak spreken over deze thema’s. We hebben dezelfde vragen: Wat is bijvoorbeeld je toegevoegde waarde als school of bestuur? Samenwerking hierop kan ook bijdragen aan hoe we zaken in het po voorzetten het vo. Dat kan onderwijskwaliteit ten goede komen.”

Context is essentieel

Medema’s motivatie om bij te dragen aan de ontwikkeling van de benchmark? “We moeten als sector zelf de handschoen oppakken om proactief ons verhaal over en achter de cijfers te vertellen,. Dat is een flinke klus. Het bekostigingssysteem is complex. Het is nog een hele uitdaging om dat in een benchmark te vangen. Juist omdat dat zo ingewikkeld is vind ik het belangrijk in dit stadium invloed uit te oefenen. Context is daarbij essentieel. Ik vind het belangrijk dat je als schoolbestuur toelichting kan geven op je keuzes. Kwaliteit gaat ook over of je doet wat je jezelf hebt voorgenomen. De benchmark vergelijkt schoolbesturen, maar juist de ontwikkeling binnen een bestuur kan ook heel interessant zijn. Het zou mooi zijn als de benchmark die ruimte biedt.”

De roep om ruimte voor toelichting en context deelt ook Lohuis. Het is belangrijk diversiteit te behouden en zichtbaar te maken. Als concreet voorbeeld van een definitiekwestie geeft ze de organisatie van de administratie. Een deel van de besturen organiseert dat zelf, een deel besteedt dat uit. Bij het een is de administratie onderdeel van de overhead en personeelskosten, en bij een ander bestuur valt het onder overige lasten. Een verschil dat dus heel goed uit te leggen is, maar bij een onjuiste weergave een vertekend beeld kan geven. Precies dit is de spagaat: Een benchmark moet vergelijking mogelijk maken, maar die verschillen zijn er ook niet voor niets, aldus Lohuis. “Juist de diversiteit is zo mooi aan onze sector, maar maakt vergelijken een uitdaging.” Volgens Lohuis is het vooral van belang dat de benchmark ruimte biedt voor context en zo wordt ingericht dat je zelf regie hebt over op welke aspecten je vergelijkt. De projectleiders van de benchmark erkennen deze uitdaging. Er wordt nu gekeken naar de verschillende mogelijkheden om zaken zoals overhead dus goed in kaart te brengen. En vergelijkbaar te maken - ondanks de verschillen. Voor diversiteit is ruimte en brede mogelijkheden voor toelichting zullen terug komen in de tool.

Vertel het verhaal

Brigitte Visser is directeur van het bestuursbureau KPOA in Amersfoort en omgeving. Ze is verantwoordelijk het administratieve proces, kwaliteitszorg en beleidsvoering. “Ik vind het een groot goed als onderwijsorganisaties zichzelf kunnen vergelijken met anderen om daarvan te leren. Volgens Visser is het ook van belang de cijfers van de sector sterk te presenteren als de sectorrapportage verschijnt.  Ze ziet daarin vooral kansen in ‘afkijken’ bij de MBO Raad. “Het verhaal vertellen aan de hand van de benchmark, doen zij goed. Verder beschrijft ze deelname aan de werksessies inzichtvol en ervaarde ze een goeie energie, net als Lohuis. “Ik kijk uit naar de volgende stappen en het eindproduct!”

In november 2020 verschijnt een eerste deel van de benchmark. Daarbij worden verschillende cijfers op het gebied van financiële continuïteit, bedrijfsvoering en personeel gepresenteerd. Schoolbesturen hoeven daar geen informatie voor aan te leven, wel kunnen zij de bestaande data verrijken met een toelichting. In 2021 zullen de onderwerpen onderwijskwaliteit en overhead volgen.