Zicht op onderwijsontwikkeling met het Stappenplan Projectplanning
16 februari 2023
In 2021 startte Berg en Bosch Onderwijs uit Bilthoven met een grote onderwijsontwikkeling. De school wilde leerlingen meer eigenaarschap geven over hun werk door Leergebied Overstijgende Kerndoelen (LGO) meer centraal te stellen. Daarom sloten zij zich aan bij het innovatietraject van Voortgezet Leren en maakten zij kennis met het Stappenplan Projectplanning. “De planning liet zien hoe we het project konden opdelen in subprojecten. Onze groep heeft zich toen snel verdeeld in kleinere subgroepen die elk een deelproject aanpakte. Zo hebben we concrete stappen kunnen zetten”, legt Wanda uit.
Het Roelof van Echten College uit Hoogeveen constateerde dat het onderwijs soms schuurt met de behoefte van de leerling. Daarom onderzoeken zij hoe die behoefte beter kan aansluiten op de onderwijsvisie van de school. Egbert-jan: “Een onderwijsjaar gaat heel snel. Er zijn veel vakanties die maken dat je het tempo van ontwikkeling niet altijd hoog kan houden. Daarom moet je goed nadenken wat je op welk moment wilt doen. Het maakt best verschil of je iets net voor of na de vakantie of na een toetsweek plant. Door de projectplanning krijg je hier zicht op.”
Structuur en duidelijkheid
De tool Stappenplan Projectplanning bestaat uit een stappenplan waarin je een werkgroep samenstelt en een SMART-doel bepaalt. Uiteindelijk wordt er op papier met de werkgroep een jaarplanning gemaakt. Dat maakt snel zichtbaar hoe het komende ontwikkeljaar eruit ziet. Egbert-jan: “Je ziet met de papieren projectplanning in één oogopslag welke stappen we moeten zetten. Als werkgroep pakken we de planning er zeer regelmatig bij om te kijken waar we staan. Zo weten we of we voldoende stappen maken of dat we ergens iets moeten toevoegen of weglaten.”
“Bij eerdere projecten merkten we dat we vrij snel met veel dingen tegelijkertijd bezig waren. Daardoor raakte het project te groot waardoor er geen duidelijke richting was”, vertelt Wanda. “Door de projectplanning heb je automatisch structuur, duidelijkheid en zicht op het gehele proces. De ervaring om een projectplanning op papier te maken is heel verrijkend. Je loopt namelijk fysiek eromheen. Daardoor is snel helder wat je gaat doen. Je ziet daarnaast met de werkgroep een patroon ontstaan. Je kunt makkelijker bijzaken van hoofdzaken scheiden. Zo zie je de kleine stappen die leiden tot het einddoel: in ons geval dat de leerling eigenaarschap ervaart.”
Door de projectplanning heb je automatisch structuur, duidelijkheid en zicht op het gehele proces.
Tijdsinvestering
“Wanneer je de planning maakt, kost dat best wat tijd”, geeft Egbert-jan als kanttekening. “Je moet veel tijd uittrekken voor het maken van de planning en er door het jaar heen regelmatig bij stilstaan. Maar omdat je je acties visueel weergeeft, helpt het uiteindelijk wel enorm.” Dat het maken van de planning een tijdsinvestering is, beaamt Wanda. “De papieren projectplanning hangt nog steeds met trots bij ons in de school. Het geeft veel inspiratie en de tijdsinvestering betaalt zich duidelijk uit. Toch zouden we graag nog efficiënter een planning willen maken, zodat het minder tijd kost.”
Een planning op maat
De planning is flexibel en makkelijk aanpasbaar. Wanda: “We hadden doelen in de planning rondom het betrekken van ouders, leerlingen en personeel. Op basis daarvan hebben we een aantal momenten in de planning opgenomen om de voortgang binnen de school te delen door bijeenkomsten met een leerlingarena van de ouderklankbordgroep en een studieochtend voor de schoolmedewerkers. Zo ging de ontwikkeling ook leven binnen de school en wordt het breed gedragen. Vrijheid en flexibiliteit is wel nodig om eer te doen aan de ontwikkelingen die zich ontvouwen terwijl je bezig bent. In onze vervolgprojecten besteden we bijvoorbeeld minder tijd aan het meenemen van de school in de ontwikkeling, omdat we al weten dat de ontwikkeling gedragen wordt door ouders en de leerlingenraad. In plaats daarvan ligt de nadruk op acties. Dat kan alleen omdat we zoveel tijd hieraan hebben besteed in ons eerste project en we zeker weten dat de ontwikkeling gedragen wordt door de hele organisatie.
Samen met collega’s
“Deze manier van werken is erg gericht op het koppelen van personen aan taken. Je hangt alle taken aan de planning. Daardoor valt het op als iets niet is ondergebracht bij een persoon.”, vertelt Egbert-jan. De planning geeft ruimte voor deeldoelen die worden opgepakt door deelteams. Wanda: “We zien dat de verschillende deelteams de ontwikkeling goed overnemen en zelfstandig hiermee verder gaan. Wij laten het als sectie op dat moment los en laten de deelteams de verantwoordelijkheid over hun deelonderwerp dragen. Zo merken we dat de ontwikkeling ook echt leeft binnen de school en niet alleen een top-down beweging is.”
Als de directeur wil weten hoe ver we zijn met de werkgroep, kunnen we dat in één oogopslag laten zien.
Inspiratie voor verder ontwikkelen
Naar aanleiding van het project en hoe het ontwikkeljaar op het Berg en Bosch College Bilthoven is geëindigd, zijn er drie nieuwe vervolgprojecten gestart. “Regelmatig komen we bij elkaar om de voortgang te bespreken en successen te vieren.”
Successen vieren is ook op het Roelof van Echten College een belangrijk thema. De rest van het schooljaar wordt er met de projectplanning gewerkt. “Het is belangrijk om tussentijdse doelen te benoemen en na het behalen daarvan, ook bewust te vieren. In het onderwijs zie je toch vaak dat er vooral gekeken wordt naar de langere termijn: het kan altijd beter en sneller. Terwijl je in zo’n verandertraject ook best de kleinere winstmomenten mag vieren.” Daarbij stipt hij ook het voordeel van de zichtbare planning aan: “Als de directeur wil weten hoe ver we zijn met de werkgroep, kunnen we dat in één oogopslag laten zien.”