Advies themacommissie: hoe kun je je in het jaarverslag verantwoorden over samenwerking?

Deze verantwoording is een van de nieuw toegevoegde lidmaatschapseisen in de geactualiseerde governancecode: ‘Het bestuur legt via het jaarverslag verantwoording af over de wijze waarop door middel van samenwerking invulling wordt gegeven aan de brede maatschappelijke verantwoordelijkheid.’

Veel besturen geven de gedeelde maatschappelijke opgave in de praktijk al vorm in bestaande en nieuw te vormen samenwerkingen. Met een lidmaatschapseis is natuurlijk nog niet gezegd dat de samenwerking verbetert op plekken waar dat beter kan of nog niet goed genoeg loopt. Wel biedt het een steviger handvat om aan te spreken vanuit de VO-raad.

Tips om handen en voeten te geven aan deze lidmaatschapseis

De themacommissie ‘Bestuurlijke en regionale samenwerking’ heeft gezamenlijk een aantal handvatten en tips opgesteld om op een waardevolle manier invulling te geven aan deze lidmaatschapseis. 

Neem uitgangspunten voor samenwerking op

Benoem de visie van het bestuur op samenwerking in het algemeen en in de regio specifiek. Waarom is het nodig? En wat is nodig in de regio? Dit laat ook zien welke verhouding de organisatie tot andere besturen en partners in de regio inneemt.  

Laat de verscheidenheid aan samenwerkingsvormen en thema’s zien

Er wordt samengewerkt op veel verschillende thema's en in veel verschillende vormen. Laat dat ook zien in het jaarverslag. Denk daarbij aan de volgende thema’s: samenwerkingsverband, onderwijsregio, jeugdzorg, nieuwkomersonderwijs, (gedeelde) huisvesting, onderwijsaanbod, techniek onderwijs, leerlingdaling, enz. Dit laat een breed palet zien en toont dat de complexiteit groot is. 

Besteed aandacht aan wat samenwerking heeft opgeleverd 

Geef aan wat de samenwerking betekent voor voor leerlingen in de eigen organisatie, voor de regio of voor de maatschappij. Het helpt om hier concrete voorbeelden van te benoemen, dat maakt de bijdrage in het kader van de maatschappelijke verantwoordelijkheid tastbaar. Dit kan ook helpen in gesprek met anderen binnen en buiten je eigen organisatie om het belang van samenwerking aan te geven. 

Benoem uitdagingen of wat bewust niet is gedaan 

Benoem niet enkel wat al goed gaat in het jaarverslag. Het is ook goed om aandacht te besteden aan de uitdagingen in de regio of specifiek voor de organisatie in dat kader. Ook kan in worden gegaan op wat bewust ook niet is gedaan of waar misschien beter mee gestopt kan worden. 

Benoem concrete rollen

Door te benoemen welke specifieke rollen worden ingenomen in samenwerkingen, zoals penvoerderschap, wordt inzichtelijk gemaakt op welke manier verantwoordelijkheid wordt genomen in de regio.

Geef aan hoe samenwerking zich ontwikkelt

Wanneer bepaalde samenwerkingsvormen anders worden ingericht of ingezet, is het nuttig ook dat te benoemen: samenvoeging met andere samenwerkingsvorm, stopzetten, doorontwikkelen.

Reflecteer zelf of met samenwerkingspartners

Door bewust te reflecteren op samenwerking in het kader van de maatschappelijke verantwoordelijkheid wordt meer waarde gegeven aan het opstellen van het jaarverslag. Reflecteer zelf binnen de organisatie of met samenwerkingspartners op de samenwerking, of vraag betrokkenen te reflecteren op jullie samenwerking. Benoem ook welke acties er gekoppeld worden aan de reflectie. Wat gaat anders worden gedaan? Welke volgende stap kan gezet worden? Het creëert bewustwording bij jezelf en anderen in de organisatie of de omgeving van de organisatie en helpt intern het gesprek te voeren.

Kies een vorm die passend is

Iedere organisatie is anders en daarmee is ook elk jaarverslag anders. Kies een vorm die goed bij de organisatie past qua vorm, omvang, enz. Je hoeft niet alle adviezen mee te nemen, maar kies welke een toevoeging zijn voor jouw organisatie en helpen bij het invulling geven aan de brede maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Fleur Veringa

Senior beleidsadviseur regionale samenwerking en publieke verantwoording

fleurveringa@vo-raad.nl