Communicatie over het eindexamen op csg Jan Arentsz: ‘Belangrijk om zoveel mogelijk rust uit te stralen’

01 april 2021

Zet alle informatie bondig en overzichtelijk op een rij voor leerlingen, ouders en medewerkers en straal zoveel mogelijk rust uit. Zodat leerlingen straks ook rustig eindexamen kunnen doen. Dat is op csg Jan Arentsz in Alkmaar de kern als het gaat om de communicatie over de examens. “Het is ontzettend belangrijk om hier goed over te communiceren”, stelt Pietjan Blommaart, examensecretaris op de school. “Maar we willen er hierbij wel voor waken dat we meegaan in soms getoonde paniek van ‘alles in anders’ en dat we teveel communiceren, zodat het niet meer aankomt bij leerlingen.”

Om alle leerlingen en ouders goed te informeren over de eindexamens, stelden de teamleiders bovenbouw havo en vwo samen met Blommaart een e-mail op met de belangrijkste informatie. “Op alles wat we communiceren, zetten we een filter; alleen de meest essentiële informatie wordt meegenomen.” De school wil bewust niet teveel communiceren, en niet teveel mails sturen. Blommaart: “We willen ervoor zorgen dat leerlingen weten dat wat ze krijgen zo belangrijk is, dat ze het ook echt openklikken en in zich opnemen. We merken dat leerlingen anders soms denken van ‘weer een mail’ en deze niet lezen. Ze krijgen dagelijks ook al zoveel informatie. Je merkt bijvoorbeeld ook dat als je ze hun schoolexamenrooster stuurt, ze nog wel weten hoe laat en voor welk vak ze ergens moeten zijn, maar dan niet meer in welk lokaal ze zitten. Meneer, u weet vast waar ik zit, hoorde ik dan.” 

Korte, heldere en overzichtelijke informatie bieden is dus belangrijk, onderstreept de examensecretaris. De school heeft er ook voor gezorgd dat leerlingen alle informatie altijd bij elkaar kunnen terugvinden in een elektronische leeromgeving (bekijk een screenshot van deze leeromgeving).  

Daarnaast zijn de teamleiders ook de klassen ingegaan om met de leerlingen in gesprek te gaan over het CE, aan de hand van een A4 die was opgesteld. “In ‘normale’ jaren communiceren we grotendeels via de mail en kunnen individuele leerlingen bij hun mentor terecht, maar met al de veranderingen dit jaar vonden we dit gesprek in de klas extra belangrijk en hebben we er ook voor gekozen dit bij de teamleiders en mij te laten. Je merkte toch dat er wel wat vragen en onduidelijkheden waren, bijvoorbeeld over de tijdvakken. Veel leerlingen denken hierbij dat het een voordeel is om de examens te spreiden over twee tijdvakken, maar als je dan uitlegt dat ze er dan in de praktijk – inclusief herkansingen - tot half juli mee bezig zijn, voelt het toch wel anders. Het is goed ze van dit soort dingen bewust te maken en ze te helpen plannen. De leerlingen vonden dit ook heel fijn.” 

Richting ouders/verzorgers is dezelfde mail gegaan als richting de leerlingen. “We merkten dat ouders ook behoefte hadden aan die informatie; ze kunnen zo bij wijze van spreken het rooster op de koelkast hangen en hun zoon of dochter helpen te plannen.”

De communicatie naar de medewerkers toe loopt in lijn met die naar de ouders en leerlingen. Blommaart: “In eerste instantie was die er op gericht om de zaken rond de schoolexamens goed te laten verlopen. Nu deze zo goed als zijn afgerond, gaan we ons richten op het centraal examen. Omdat het CE dit jaar doorloopt tot in de zomervakantie, zullen we in overleg gaan met de collega’s hoe we dit gaan oplossen.” 

Rust uitstralen

Als belangrijkste uitgangspunt bij al deze communicatie richting leerlingen, ouders en personeel geldt op de school: rust uitstralen. “Het is belangrijk niet mee te gaan in de soms geldende paniek van ‘help, alles is dit jaar anders’, maar erop te wijzen dat ook nog veel hetzelfde is en de veranderingen die er zijn dus helder en bondig uit te leggen”, aldus Blommaart. “En om tijdig te beginnen met communiceren. We zijn zelf meteen na het schoolexamen begonnen, zodat de communicatie over SE en CE niet door elkaar heen ging lopen en rommelig werd, maar iedereen wel zo snel mogelijk goed geïnformeerd is en weet waar hij of zij aan toe is. Zo kan iedereen rustig de examentijd ingaan en kunnen leerlingen rustig examen doen, daar gaat het om.” 

Voor meer informatie over de aanpak van cgs Jan Arentsz kunt u contact opnemen met Pietjan Blommaart via pblommaart@ja.nl.