Communicatie over het eindexamen op het Ludger College: ‘Betrek iedereen in de school’

01 april 2021

“Toen de eerste signalen kwamen van de aanpassingen in het CE dit jaar, zijn we meteen bij elkaar gaan zitten en concludeerden we: dit gaat wat vragen van iedereen in de school. En juist daarom is het belangrijk om richting iedereen – leerlingen (en hun ouders), mentoren én docenten – hierover te communiceren en hen zo goed te informeren en betrekken.” Aan het woord is Gerhard Oosten, afdelingsleider havo/vwo op het Ludger College in Doetinchem. Zijn school stelde onder meer een uitgebreide mailing op over de examens en zette daarnaast in op meer (inter)actieve vormen, zoals een YouTube video en vraagbaak.

De school heeft hierbij bewust gewacht tot ze echt concrete informatie hadden over de aanpassingen in het CE dit jaar. Hierbij werd onder meer informatie opgehaald via het servicedocument Examens 2021, webinars (VO-raad), andere scholen in de regio en het netwerk van examensecretarissen. Daarna zijn twee communicatietrajecten gestart, gericht op enerzijds leerlingen/ouders en anderzijds medewerkers, waaronder mentoren, examendocenten en docenten onderbouw. 

Oosten: “Er zijn dit jaar echt een aantal nieuwe regels en aanpassingen, en alle lagen van de school hebben hiermee te maken. We wilden daarom dit jaar meer communiceren, gericht op alle groepen in de school: wat betekent dit voor hen? We hebben bijvoorbeeld de 1,5 meter regel, en krijgen straks de examens in tijdvakken, plus nog toetsweken tussen tijdvak een en twee. Hoe regelen we dit qua inzet van lokalen en de surveillance? En hoe kunnen docenten de tweede correctie realiseren nu hier een minder lange periode beschikbaar voor is, waar zitten knelpunten op dit vlak, wat heb je nodig? Rond deze laatste vraag hebben we een inventarisatie uitgezet. En de secties willen we bijvoorbeeld erop wijzen dat is belangrijk is na te denken wat ze in de laatste toetsweken nog willen toetsen. Mentoren tenslotte hebben we via een digitale bijeenkomst geïnformeerd over onder meer het keuzeproces wat betreft de tijdvakken, zodat zij hier met leerlingen over in gesprek kunnen. Door docenten en andere medewerkers via communicatie mee te nemen in het hele eindexamenverhaal dit jaar, is voor hen duidelijker wat dit voor hen inhoudt en kan je ze ook beter betrekken bij het regelen van de organisatorische zaken.” 

Voor leerlingen en hun ouders zette de school een aantal zaken op een rij in een mail, die vorige week werd verstuurd. “En als aanvulling hierop hebben we ook op meer (inter)actieve dingen ingezet”, aldus Oosten. “Er zijn bijvoorbeeld filmpjes ontwikkeld voor mavo en havo/vwo-leerlingen, waarbij aan de hand van een powerpoint alle hoofdlijnen werden besproken. Hierbij werd er ook op gelet dat het taalgebruik en de voorbeelden aansloten bij de doelgroepen. Deze filmpjes worden goed bekeken, en zijn ook altijd terug te kijken. Dit werkt voor leerlingen denk ik beter dan een formele, passieve brief in de mailbox; die zal denk ik niet zo snel meer op de koelkast belanden.” 

Tijdens de mentoruren werd ook weer verwezen naar de video’s en brief. Ook is er extra voorlichting georganiseerd waarbij mentoren uitleg gaven aan leerlingen. Er was hierbij ook een speciale voorlichting voor leerlingen met een vervroegd of gespreid examen, waarbij werd ingegaan op hun specifieke vragen. 

De school dacht daarnaast ook na over het organiseren van een webinar, maar dit lukte tijd-technisch niet meer vanwege de late besluitvorming over de examens. “Maar leerlingen en hun ouders kunnen hun vragen wel stellen aan een speciaal hiervoor ingerichte online vragenhelpdesk,” vertelt Oosten. “En ze lopen nu soms even bij mij binnen.” Het is belangrijk dat leerlingen weten waar ze terecht kunnen op dit vlak, stelt hij. “Dat is – samen met het betrekken van iedereen in de school – mijn belangrijkste communicatie tip. Want examens doe je met de gehele school." 

Voor meer informatie over de aanpak van het Ludger College kunt u contact opnemen met Gerhard Oosten via Gerhard.Oosten@achterhoekvo.nl