Samenwerken aan digitale veiligheid: ‘Krachten bundelen om van en met elkaar te leren’

KIEN is een ICT-coöperatie voor alle onderwijssectoren in de regio Zuid-Holland, die werd opgericht in 2013. Scholen werken binnen KIEN samen op het gebied van ICT om kosten te besparen en kennis en expertise te delen. Ook kunnen zij zo samen inzetten op innovatie.

Flinke uitdagingen

Een van de scholengroepen die is aangesloten bij KIEN is de Nestas scholengroep voor primair onderwijs. “Je kunt KIEN zien als een gezamenlijke ICT-afdeling, maar dan wel een hele professionele”, vertelt Frank Tigges, bestuurder bij Nestas én bestuursvoorzitter bij KIEN. “En die constructie werkt ongelooflijk goed, juist omdat je het met elkaar doet. Samen zijn we KIEN; de aangesloten schoolbesturen vormen met elkaar de algemene ledenvergadering. We bundelen krachten om een ingewikkeld vraagstuk, dat steeds belangrijker wordt, professioneel te organiseren.”

Tim Verlaan, directeur van KIEN, vult aan: “We zijn opgericht omdat de scholen in Zuid-Holland destijds flinke uitdagingen hadden. Dat ging om kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid. Goede ICT-ondersteuning werd voor veel scholen te duur, simpelweg omdat de financiering in het funderend onderwijs onvoldoende is om ICT professioneel te organiseren. Ze konden ook de juiste mensen niet binden en er was geen goede back-up als iemand ziek werd of op vakantie ging.”

Water uit de kraan

De eerste vijf jaar van KIEN was het hard werken om de basiskwaliteit op orde te krijgen. Doet het internet het? Werken alle systemen? Voldoen we aan wet- en regelgeving? De volgende periode besteedde KIEN aan het verbreden en verdiepen van het portfolio, zoals printen, digiborden en examenondersteuning. Ook werd nadrukkelijk gekeken naar de digitale vaardigheden van leraren en andere personeelsleden, zegt Tim: “We kunnen nu ook inspelen op individuele behoeften van scholen. We zijn platform- en leverancieronafhankelijk.”

Remco van der Sluis, senior adviseur ICT & Wetenschap bij Nestas, schetst wat de coöperatie voor scholen betekent: “Voordat we bij KIEN waren aangesloten, duurde het soms wel een week voordat een digibord gerepareerd kon worden. Nu doet een leraar een melding en staat er dezelfde dag nog iemand op de stoep van de field support van KIEN. En als de vraag ingewikkelder is, dan zorgt KIEN voor gespecialiseerde hulp. Het onderwijs moet door, en dat kan nu ook. Collega’s zien ICT niet meer als last, maar als iets dat gewoon werkt. ICT is nu als water uit de kraan.”

Zelf in de hand

“Je hebt als individueel schoolbestuur de kennis gewoon niet in huis om een professionele relatie te onderhouden met een ICT-leverancier”, vervolgt Frank. “Je weet niet goed waarvoor je betaalt en welke eisen je daaraan kan en moet stellen. Dat maakt zo’n relatie kwetsbaar én je wordt als school erg afhankelijk.”

“Als je zoals bij KIEN de vragen bundelt, kun je een Europese aanbesteding doen”, vertelt Tim. “Je bent aantrekkelijk voor goede en professionele marktpartijen en dat zorgt ervoor dat je ICT van hogere kwaliteit kunt realiseren.”

Beveiliging

Zeker als het gaat om informatiebeveiliging helpt de coöperatie de leden om te voldoen aan wet- en regelgeving. Remco: “We trekken samen op bij het Normenkader IBP. We delen informatie en kijken wat er technisch moet gebeuren op de scholen. Er werken bij ons ook gespecialiseerde mensen op het gebied van privacy- en informatiebescherming.”

Inmiddels is Nestas, mede daardoor, goed op weg, vindt Remco: “Ieder lid blijft zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de normen, maar we wisselen kennis en ervaringen uit. En het helpt natuurlijk dat KIEN veel goed heeft geregeld als het gaat om het ICT- en netwerkgedeelte van het Normenkader IBP. Het gebeurt best vaak dat we dingen al goed doen dankzij KIEN en dat die voor het Normenkader alleen nog moeten worden opgeschreven in een protocol.”

Bewustwording

Nestas heeft een meerjarenstrategie voor digitaal veilig onderwijs en het voldoen aan het Normenkader, vertelt Frank: “Die is gebaseerd op het fasenplan van Kennisnet, dat we hebben aangepast aan onze eigen wensen. We overleggen elke zes weken om te kijken waar we staan. De mensen bij KIEN die werken aan gegevensbescherming en het Normenkader IBP, zoals de functionaris gegevensbescherming en CERT (Computer Emergency Response Team, red.), ondersteunen ons daarbij.”

“Vergeet niet dat het Normenkader IBP geen rapport is voor in een la”, vult Tim aan. “Het is de basis voor een cyclische aanpak. Ongeveer 15% van je ICT-budget heb je nodig voor beveiliging. Je moet nieuwe dingen aanschaffen en regelen en ook daarvoor is een meerjarenstrategie noodzakelijk. Vorig jaar kochten we bijvoorbeeld een managed detectie- en responssysteem* voor KIEN. Dat is duur en moet je echt begroten.”

Aantoonbaar in control

Er zijn veel voordelen aan een coöperatie als KIEN, maar zijn er ook nadelen voor scholen die deelnemen? “Individuele scholen kunnen zich niet zomaar aansluiten bij KIEN”, zegt Frank. “Dat gaat altijd via het schoolbestuur. En als je je als schoolbestuur aansluit, dan kom je natuurlijk aan de autonomie van de scholen. Je kunt dan zaken als ICT-inkoop en digitale veiligheid niet langer bij de individuele school laten.” Je moet je wel afvragen of je dat überhaupt zou willen, besluit hij: “Anno 2025 zijn ICT en beveiliging naar mijn mening gewoon te risicovol om niet professioneel te regelen. Als bestuurder moet je aantoonbaar in control zijn. De manier waarop wij het hebben georganiseerd draagt bij aan de goede nachtrust van de schoolbestuurder.”

* Een managed detectie- en responssysteem beschermt de IT-omgeving van een organisatie en detecteert proactief cyberdreigingen.

Tips voor samenwerking in een coöperatie

• Besteed bij de start veel aandacht aan de bestuurlijke visie en ambitie (‘je vindt niet automatisch hetzelfde’).
• Bind goede mensen die hart voor het onderwijs hebben.
• Zorg voor goede statuten en reglementen, en een producten- en dienstencatalogus.
• Zoek de voordelen van standaardisatie en automatisering, zodat je tijd overhoudt voor de ingewikkelder digitaliserings- en beveiligingsvraagstukken.Zoek met elkaar naar een balans tussen kwaliteit en betaalbaarheid. Door schaalvoordelen worden kosten lager en kwaliteit hoger, maar die balans kan lastig te vinden zijn.
• Bundel regionale kracht met landelijke samenwerking. Om die reden is KIEN aangesloten bij SIVON en SURF.
• Neem IBP expliciet op in de jaarcyclus.

Digitaal Veilig Onderwijs 
Met het programma Digitaal Veilig Onderwijs bundelen het ministerie van OCW, Kennisnet, SIVON, de PO-Raad en VO-raad hun krachten voor een onderwijssector waarin iedere leerling digitaal veilig kan leren en medewerkers digitaal veilig kunnen werken. Het programma biedt schoolbesturen en leveranciers heldere leidraden en een concreet ondersteuningsaanbod. Zo kunnen zij voldoen aan hun verantwoordelijkheid om een digitaal veilige organisatie te realiseren. Stap voor stap, Bit by Bit.